"Teklifin son hali hangisiydi?", "O sözleşme kimin bilgisayarındaydı?", "Geçen yılki sunumu kim bulabilir?" Bu sorular birçok şirkette her gün sorulur. Dosyalar e-posta eklerinde, kişisel masaüstlerinde, USB belleklerde ve farklı kişisel bulut hesaplarında dağılmış durumdadır. Bu durum yalnızca zaman kaybı değildir; bir çalışan ayrıldığında bilgi kaybına, yanlış sürümle çalışılmasına ve güvenlik risklerine yol açar. Microsoft 365 kullanan işletmeler için Teams ve SharePoint, bu karmaşayı düzenli bir yapıya dönüştürmenin araçlarını zaten sunar; eksik olan çoğu zaman doğru kurgudur.
Teams, SharePoint ve OneDrive: Hangisi Ne İçin?
Karmaşanın önemli bir nedeni, bu araçların rollerinin karıştırılmasıdır:
- OneDrive: Kişisel çalışma alanı. Taslaklar ve kişisel dosyalar içindir. Şirketin ortak bilgisi burada tutulmamalıdır.
- SharePoint: Şirketin ortak dosya ve bilgi alanı. Departman ve proje dokümanları burada yaşar.
- Teams: Ekiplerin iletişim ve iş birliği ortamı. Teams'teki her ekibin dosyaları arka planda SharePoint'te saklanır.
Basit kural: Kişiye ait olan OneDrive'da, ekibe veya şirkete ait olan SharePoint ve Teams'te.
Adım 1: Yapıyı Departman ve Proje Mantığıyla Kurun
Her şeyi tek bir büyük klasör ağacında toplamak yerine, sahipliği belli alanlar oluşturun:
- Departman alanları: Satış, finans, İK, operasyon gibi kalıcı ekipler için.
- Proje alanları: Belirli bir başlangıcı ve bitişi olan işler için.
- Şirket geneli alan: Politikalar, şablonlar, duyurular ve herkesin erişmesi gereken belgeler için.
Klasör derinliğini sınırlı tutun. Beş-altı seviye iç içe klasör, dosyaların bulunmasını zorlaştırır.
Adım 2: İsimlendirme Kuralı Belirleyin
"Teklif_son_SON_v3_duzeltilmis.docx" gibi dosya adları sürüm karmaşasının en tanıdık belirtisidir. SharePoint dosya sürümlerini otomatik olarak sakladığı için dosya adına sürüm eklemeye gerek yoktur. Basit bir kural belirleyin, örneğin: Müşteri – Belge Türü – Tarih. Kuralı tek sayfalık bir notla ekiple paylaşın.
Adım 3: Ek Yerine Bağlantı Paylaşın
Dosyaları e-posta eki olarak göndermek, aynı belgenin onlarca kopyasının oluşmasına neden olur. Bunun yerine SharePoint veya Teams'teki dosyanın bağlantısını paylaşın. Böylece herkes aynı ve güncel belge üzerinde çalışır, değişiklik geçmişi de korunur.
Adım 4: Yetkileri Baştan Doğru Tanımlayın
- Yetkileri kişi kişi değil, ekip veya rol bazında verin.
- Finans ve İK gibi hassas alanlara erişimi sınırlandırın.
- Şirket dışıyla paylaşım kurallarını belirleyin; dış paylaşım gerekiyorsa süreli bağlantı kullanın.
- Ayrılan çalışanların erişimini aynı gün kapatın ve dosyalarının ekip alanlarında kaldığından emin olun.
Güvenlik tarafındaki diğer temel önlemleri KOBİ'ler için siber güvenlik kontrol listemizde bulabilirsiniz.
Adım 5: Mevcut Dosyaları Taşırken Temizlik Yapın
Dağınık dosyaları yeni yapıya taşımak, aynı zamanda bir temizlik fırsatıdır. Her şeyi olduğu gibi taşımak yerine:
- Aktif kullanılan dosyaları yeni yapıya taşıyın.
- Eski ama saklanması gereken dosyaları ayrı bir arşiv alanına alın.
- Kopyaları ve gereksiz dosyaları taşımadan önce ayıklayın.
- Taşıma işlemini departman departman, planlı şekilde yapın.
Adım 6: Alışkanlığı Yerleştirin
En iyi yapı bile kullanılmazsa işe yaramaz. Birkaç basit uygulama benimsemeyi hızlandırır:
- Kısa bir tanıtım oturumu ve tek sayfalık kullanım kılavuzu
- Her departmanda sorulara cevap verecek bir "yapı sorumlusu"
- Yönetimin de dosyaları yeni yapı üzerinden paylaşması
- Birkaç hafta sonra kısa bir değerlendirme ve gerekli düzeltmeler
Sonraki Adım: Süreçleri de Aynı Ortama Taşımak
Dosyalar düzenli bir yapıya kavuştuktan sonra, bu dosyaların etrafındaki süreçler de aynı ortama taşınabilir: belge onayları, izin ve masraf talepleri, duyurular. BPM365 bu süreçleri Teams üzerinden yönetmeyi sağlar. Microsoft 365 tabanlı ofisinizi baştan doğru kurmak veya mevcut yapıyı toparlamak için Work365 Dijital Ofis & Güvenlik paketine göz atabilirsiniz. Microsoft 365'in temel bileşenlerini Microsoft 365 nedir sayfamızda anlattık.
Sık Sorulan Sorular
SharePoint ile OneDrive arasındaki fark nedir?
OneDrive kişisel çalışma alanıdır; SharePoint ise ekiplerin ve şirketin ortak dosya alanıdır. Şirkete ait bilgiler SharePoint'te tutulmalıdır.
Teams'teki dosyalar nerede saklanır?
Teams'teki her ekibin dosyaları arka planda o ekibe bağlı SharePoint alanında saklanır.
Dosya sürümlerini adında belirtmek gerekir mi?
Hayır. SharePoint dosyaların önceki sürümlerini otomatik olarak saklar; dosya adına sürüm eklemek gereksiz kopyalar oluşturur.
Şirketinizin bilgi yönetimi yapısını birlikte kurmak için bizimle iletişime geçin.
İşletmeniz için ne yapabiliriz?
Ücretsiz ön görüşme ile ihtiyaçlarınızı birlikte değerlendirelim.
İletişime Geçin