Onay Süreçlerini Dijitalleştirmek: İzin, Satın Alma ve Masraf Onaylarında Nereden Başlamalı?

Bir şirkette işlerin ne kadar hızlı yürüdüğünü anlamanın basit bir yolu vardır: bir onayın ne kadar sürede verildiğine bakmak. İzin talebi yöneticinin e-posta kutusunda bekler, satın alma formu imza için masadan masaya dolaşır, masraf fişleri ay sonunda bir zarfta muhasebeye ulaşır. Bu süreçlerin her biri tek başına küçük görünür; ama toplamda ciddi bir zaman kaybı, görünmezlik ve hata kaynağıdır. Onay süreçleri, dijitalleşmeye başlamak için en uygun alanlardan biridir: tekrar eder, kuralları bellidir ve etkisi hemen hissedilir.

Onay Süreçleri Neden İyi Bir Başlangıç Noktası?

• Sık tekrar eder: Her hafta, hatta her gün yaşanır; iyileştirmenin etkisi hızla görünür.
• Kuralları nettir: "Şu tutarın üzerindeki satın almayı şu kişi onaylar" gibi kurallar zaten vardır, sadece yazılı değildir.
• Herkesi ilgilendirir: Çalışan, yönetici ve muhasebe aynı süreçte buluşur; kazanım geniş bir ekip tarafından hissedilir.
• Ölçülebilir: Talep ile onay arasındaki süre kolayca ölçülür.

Adım 1: Mevcut Akışı Olduğu Gibi Çizin

Dijitalleştirmeden önce süreci olması gerektiği gibi değil, bugün gerçekte nasıl işlediği gibi çizin. Bir izin talebi için şu soruları sorun:

• Talep nasıl başlıyor? (E-posta, form, sözlü)
• Kim onaylıyor? Yönetici yoksa ne oluyor?
• Onay sonrası kim bilgilendiriliyor? (İK, bordro, ekip)
• Kayıt nerede tutuluyor? Kalan izin gün sayısı nasıl hesaplanıyor?

Bu çalışma çoğu zaman beklenmedik bulgular ortaya çıkarır: aynı bilginin üç farklı Excel dosyasında tutulması, onaylayan kişinin izindeyken sürecin tamamen durması ya da talebin sonucunun kimseye bildirilmemesi.

Adım 2: Tek Bir Süreçle Başlayın

Tüm onay süreçlerini aynı anda dijitalleştirmeye çalışmak, projenin uzamasına ve ekiplerin direnç göstermesine yol açar. En çok şikâyet edilen ya da en sık tekrar eden tek bir süreçle başlayın. Çoğu işletme için bu, izin talepleridir: herkes kullanır, kuralları basittir ve başarı hızla görülür.

Adım 3: Kuralları Yazılı Hale Getirin

Dijital bir akış, belirsizliği kaldırmayı gerektirir. Aşağıdaki kuralları netleştirin:

• Onay zinciri: Kim onaylar? Tutara veya türe göre zincir değişiyor mu?
• Vekâlet: Onaylayan kişi yoksa kim devreye girer?
• Süre: Bir talep kaç gün cevapsız kalırsa hatırlatma gider veya bir üst yöneticiye yükselir?
• Bildirim: Onay veya ret sonrası kimler, nasıl bilgilendirilir?
• Kayıt: Talep ve onay geçmişi nerede, ne kadar süre saklanır?

Adım 4: Çalışanların Zaten Kullandığı Yerde Kurun

Yeni bir sistem eklemek, benimsemenin önündeki en büyük engeldir. Şirketiniz Microsoft 365 ve Teams kullanıyorsa, onay akışlarını çalışanların zaten gün boyu açık tuttuğu ortamda kurmak benimsemeyi ciddi ölçüde kolaylaştırır. Talep bir formla açılır, onay bildirimi yöneticiye Teams üzerinden gelir, sonuç otomatik olarak ilgili kişilere ve kayıt listesine işlenir.

BPM365, Microsoft Power Platform tabanlı yapısıyla izin, masraf ve avans gibi İK süreçlerini ve harcama yönetimini Teams üzerinden yönetmeyi sağlar. Konunun temellerini iş süreci otomasyonu nedir ve Power Platform nedir sayfalarımızda anlattık.

Adım 5: Ölçün ve Genişletin

İlk süreç yayına girdikten sonra birkaç hafta boyunca şu göstergeleri izleyin:

• Talep ile onay arasındaki ortalama süre
• Hatırlatma veya yükseltme gerektiren talep sayısı
• Çalışan ve yönetici geri bildirimleri

İlk süreç oturduğunda, aynı yapıyı satın alma ve masraf onaylarına genişletin. Satın almada tutara göre değişen onay zinciri, masrafta ise fişin fotoğrafının taleple birlikte yüklenmesi tipik kazanımlardır. Somut bir örnek için BPM365 ile İK onay sürelerinin kısaldığı vaka çalışmamıza göz atabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Kâğıt süreci birebir kopyalamak: Gereksiz imza adımları dijitalde de gereksizdir; önce sadeleştirin.
• Vekâlet kuralını unutmak: Onaylayan kişi izindeyken sistem de durursa kazanım kaybolur.
• Eğitimi atlamak: Kısa bir tanıtım ve tek sayfalık kullanım notu, destek taleplerini büyük ölçüde azaltır.
• Her şeyi aynı anda yapmak: Tek süreçle başlayıp başarıyı göstermek, sonraki adımları kolaylaştırır.

Otomasyon projesine başlamadan önce kendinize sormanız gereken soruları süreç otomasyonuna başlamadan önce sorulması gereken 5 soru yazımızda ele aldık.

Sık Sorulan Sorular

Onay süreçlerini dijitalleştirmek için yeni bir yazılım almak gerekir mi?
Her zaman değil. Microsoft 365 kullanan işletmeler, Power Platform ve Teams ile onay akışlarını mevcut altyapı üzerinde kurabilir.

Hangi onay süreciyle başlamalıyım?
En sık tekrar eden ve en çok şikâyet edilen süreçle. Çoğu işletme için bu izin talepleridir.

Onaylayan kişi izindeyken dijital süreç nasıl işler?
Vekâlet kuralı tanımlanarak talepler otomatik olarak yedek onaylayana yönlendirilir veya belirli bir süre sonunda bir üst yöneticiye iletilir.

Onay süreçlerinizi birlikte değerlendirmek için bizimle iletişime geçin.